Chytrá evidence zakázek pro finanční a časové řízení zakázek online i offline verze

Názornou ukázku použití systému na několika modelových příkladech najdete ve video prezentaci, referenční příručku - podrobný manuál - si můžete stáhnout ze sekce dokumentace.

Flexibilita systému

Systém je velmi flexibilní, nenutí Vám žádné konvence, ale naopak jeho cílem je umožnit Vám použít konvence, které máte ve firmě již zavedené (ať už se jedná o číslování zakázek, faktur či podobné), všechny položky (zakázky, náklady, firmy, faktury atd) a každý ze zadaných atributů jednotlivých položek můžete kdykoli upravit nebo smazat a to zcela bez omezení. Systém dále předpokládá, že údaje o jednotlivých položkách budete doplňovat postupně, jakmile je budete znát nebo až na to budete mít čas.

Modul zakázky

Modul zakázky je jádrem celého systému. Zakázky jsou rozčleněny podle svého stavu na rozpracované, uzavřené a stornované. Rozpracovanou zakázku lze uzavřít či stornovat, uzavřenou či stornovanou v případě potřeby opět otevřít.

O vlastní zakázce můžete evidovat:

• Číslo zakázky
• Odběratele
• Předmět zakázky
• Datum objednávky
• Datum předpokládaného plnění
• Datum skutečného plnění
• Objednanou cenu
• Skutečnou cenu
• Poznámku

V průběhu realizace zakázky můžete do rozpracované zakázky vkládat:

• jednorázové náklady (například nákup, doprava, ...)
• kooperace (speciální druh nákladu, u něhož má smysl sledovat dohodnutý termín plnění či rozdíl mezi předpokládanou a konečnou cenou)
• částečná plnění (co a za kolik jste již odběrateli dodali)
• k zakázce se vztahující faktury

Na úrovni jednotlivé zakázky máte k dispozici tyto informace:

• vlastní atributy zakázky
• přehled nákladů
• přehled kooperací
• přehled částečných plnění
• přehled faktur svázaných se zakázkou
• rozdíl mezi předpokládanou cenou zakázky a sumou skutečných nákladů, aktuální zisk / marži
• rozdíl mezi předpokládaným termínem plnění a skutečným termínem plnění, časová rezerva nebo zpoždění zakázky
• rozdíl mezi předpokládanou cenou kooperace a konečnou cenou kooperace
• rozdíl mezi předpokládaným termínem dokončení kooperace a skutečným termínem dokončení kooperace, časová rezerva nebo zpoždění kooperace

Souhrné přehledy:

• Zdroj zakázek

  Přehled generovaný z rozpracovaných zakázek - ukazuje, jakou finanční částku získáte dokončením právě rozpracovaných zakázek (včetně detailního rozpisu).

• Přehledy generované pomocí filtrů

  Prostřednictvím kombinace třídění a vyhledávání zakázek podle vybraných kriterií (tzv. filtrů) si můžete vytvořit přehledy, které jsou pro Vás nejpotřebnější. Filtry lze aplikovat na jakékoli zobrazení seznamu zakázek (rozpracovaných, uzavřených, stornovaných, zpožděných, s detaily, bez detailu). Třídit a vyhledávat zakázky můžete podle všech jejich atributů, podle nichž to má smysl, což Vám dává dostatečný prostor opravdu velké množství kombinací.

• Přehled investic / nákladů

  Přehled, který Vám ukazuje, kolik (a za co konkrétně) jste investovali do určitého druhu nákladu za zvolené období (omezit lze i podle dodavatele).

Modul firmy

Modul firmy slouží k evidenci firem, s nimiž spolupracujete - odběratelů i dodavatelů a zároveň Vám díky propojení s modulem zakázky umožňuje získat přehled o významu jednotlivých odběratelů a dodavatelů vzhledem k objemu realizovaných zakázek a další užitečné statistiky. Modul lze využít i jako samostatnou pohodlně prohledávatelnou databázi firem, na modulu zakázky přímo nezávisí.

O každé firmě lze evidovat:

• název
• adresu
• fakturační údaje
• telefonní čísla
• emailové adresy
• kontaktní osoby
• bankovní účty

Firmy se zobrazují přehledně pod záložkami tvořenými jednotlivými písmeny abecedy, jedním kliknutím lze přepnout na zobrazení naposledy přidaných firem. Zobrazení můžete omezit na zobrazení jen odběratelů nebo jen dodavatelů. Firmu si můžete snadno vyhledat podle názvu, IČ či jména kontaktní osoby.

Souhrné přehledy:

• Saldo odběratelů

  Saldo odběratelů je přehled odběratelů řazený podle celkového finančního objemu, který jste pro daného odběratele realizovali. U každého z odběratelů vidíte zakázky, které jste pro něj realizovali, a jejich průměrnou marži. Započítány jsou pouze uzavřené zakázky. Přehled lze omezit na zvolené období.

• Saldo kooperantů

  Saldo kooperantů je přehled kooperantů řazený podle celkového finančního objemu, který pro vás daný kooperant realizoval. U každého z kooperantů vidíte, které kooperace pro vás realizoval. Započítány jsou pouze uzavřené zakázky. Přehled lze omezit na zvolené období.

• Saldo dodavatelů

  Saldo dodavatelů je přehled dodavatelů řazený podle celkového finančního objemu, který jste u daného dodavatele utratili. U každého z dodavatelů vidíte, které konkrétní služby či produkty Vám dodal. Započítány jsou pouze uzavřené zakázky. Přehled lze omezit na zvolené období.

Modul fakturace

Modul fakturace je doplňující modul systému. Je možné jej používat v propojení s modulem zakázky a firmy, ale také samostatně pro evidenci a sledování fakturace, případně vytvoření faktury.

Rychlé vytvoření faktury:

Při vytváření faktury Vám systém ušetří práci:

• výběrem přednastavených údajů o dodavateli
• výběrem přednastavených údajů o odběrateli, máte-li jej již i s fakturačními údaji zaneseného v databázi odběratelů
• využitím položek našeptávače pro na fakturách se často opakující texty - a to v řadě "kolonek" faktury
• automatickým vygenerováním rekapitulace položek faktury

Další výhody spojené s vytváření faktury:

• šablona faktury je k dispozici i v anglické, případně další jazykové verzi
• vytvářet lze i další typy dokladů: zálohové faktury a dobropisy
• fakturace v cizí měně
• snadno nastavitelná aktuální základní a snížena sazba DPH
• možnost zadávání a evidence postupných úhrad faktury

Přehledy faktur:

• všechny faktury (neuhrazené, částečně uhrazené, uhrazené)
• neuhrazené faktury
• neuhrazené faktury před splatností
• neuhrazené faktury po splatnosti
• přehledy generované pomocí filtrů s využitím kriterií: odběratel, celková částka od - do, datum splatnosti od - do, měna a typ dokladu